„Wir woll­ten keine Waren­wirtschaft, die son­st nur in Großkonz­er­nen zum Ein­satz kommt“, sagt Geschäfts­führer Roy Ehlers. „Für uns als Mit­tel­ständler macht es näm­lich schon einen Unter­schied, ob eine Entwick­lung 30.000 oder 300.000 Euro kostet. Und wir kön­nen unseren Geschäftspart­nern nicht alle Stan­dards vorgeben – deswe­gen haben wir unser Augen­merk von Anfang an auf die rei­bungslose Zusam­me­nar­beit und Ver­net­zung mit den vorhan­de­nen Sys­te­men gelegt.“ Klar war dabei, dass die Aus­grün­dung nur mit ein­er leis­tungs­fähi­gen neuen Soft­warelö­sung gelin­gen würde. Und eben nach dieser machte sich Ehlers im Früh­jahr 2022 auf die Suche.

Neben den grundle­gen­den Funk­tio­nen wie Warenein- und ‑aus­gang sowie Bestands­führung, die bei zubere­it­eten Speisen schon nicht jedes in Frage kom­mende Sys­tem sauber lösen kon­nte, sollte auch die Pro­duk­tausze­ich­nung über das neue Sys­tem ges­teuert wer­den. Beim Auswiegen der angemacht­en Salate etwa, die mor­gens frisch zubere­it­et und abge­wogen wer­den, sollte direkt die Zuord­nung zu dem Markt erfol­gen kön­nen, an den später aus­geliefert wird. Nur so würde die kor­rek­te Rech­nungsstel­lung ohne Dop­pel­er­fas­sung gelin­gen kön­nen.

Ohne Vernetzung geht es nicht

„Als Basis dafür waren zuver­läs­sige Schnittstellen zu den Wieges­ta­tio­nen und Ausze­ich­nungs­geräten unab­d­ing­bar“, erin­nert sich Ehlers. „Deshalb haben wir uns auf die Empfehlun­gen unseres Waa­gen­liefer­an­ten ver­lassen und nur Sys­teme von zer­ti­fizierten Bizer­ba-Soft­ware-Part­nern in die engere Auswahl genom­men.“ Auch bei Etiket­tier­druck­ern war eine möglichst bre­ite Unter­stützung gefragt, um über die vorhan­de­nen Zebra-Geräte hin­aus für die Zukun­ft flex­i­bel zu bleiben.

Kom­plex­er als bei den Hard­ware-Schnittstellen wurde es, die Ver­net­zungsmöglichkeit­en mit der weit­eren einge­set­zten Soft­ware zu klären. So soll­ten beispiel­sweise die erstell­ten Rech­nun­gen direkt zur Ver­buchung an die Finanzbuch­hal­tung übergeben wer­den und auch dem Steuer­ber­ater jed­erzeit als dig­i­tale Kopie zur Ver­fü­gung ste­hen.

„Und schließlich war uns eine naht­lose Zusam­me­nar­beit mit ReSy4 beson­ders wichtig“, erin­nert sich Ehlers. Diese Soft­ware von guenter borchers rezep­turen­man­age­ment gilt als führend bei der rechtssicheren Dekla­ra­tion, Nährw­ert­berech­nung und Aller­genkennze­ich­nung von zubere­it­eten Lebens­mit­teln und war damit bere­its geset­zt. „Nur der Ein­satz dieser Experten-Soft­ware kon­nte uns garantieren, dass wir auch lebens­mit­tel­rechtlich immer auf der sicheren Seite bleiben.“

Einer für alle

Ger­ade am Beispiel ReSy4 wurde klar, wie umfassend iFood von agma­da­ta die Ver­net­zungs­fra­gen gelöst hat­te. So kann für sämtliche in iFood hin­ter­legten Rezep­turen jed­erzeit per Schnittstelle die automa­tis­che Dekla­ra­tion angestoßen wer­den. Zurück­geliefert wer­den dann die gegebe­nen­falls angepasste Verkehrs­beze­ich­nung, das Zutaten­verze­ich­nis gemäß Lebens­mit­telin­for­ma­tionsverord­nung (LMIV), also unter Her­vorhe­bung der Aller­gene, mit men­gen­mäßiger Angabe der wertbes­tim­menden Zutat­en (QUID-Angabe) und wo nötig Fußnoten mit den vorgeschriebe­nen zusät­zlichen Angaben für bes­timmte Zutat­en, sowie die voll­ständi­ge Nährw­ertkennze­ich­nung. Darüber hin­aus stand für die prob­lem­lose Verbindung zum Steuer­büro eine DAT­EV-Schnittstelle zur Ver­fü­gung und auch alle vorhan­de­nen Geräte waren unter­stützt.

„Andere Anbi­eter haben ver­sucht, uns Angst vor Schnittstellen zu machen und woll­ten uns so zwin­gen, alles aus ein­er Hand zu kaufen“, fasst Ehlers zusam­men. „agma­da­ta hinge­gen hat uns die freie Wahl gelassen und dabei unter­stützt, bere­its vorhan­dene Kom­po­nen­ten zu inte­gri­eren und das ERP-Sys­tem um weit­ere Lösun­gen zu ergänzen, die wir ganz nach unseren Bedürfnis­sen auswählen.“ Durch die Vielzahl an unter­stützten Aus­tauschfor­mat­en bleiben auch für die Zukun­ft alle Optio­nen offen – ob es nun beispiel­sweise der Ein­satz eines Doku­menten­man­age­ments, eines CRM-Sys­tems oder der elek­tro­n­is­che Rech­nungsaus­tausch mit Kun­den und Liefer­an­ten sein soll.

Entsprechend fiel im Som­mer 2022 die Entschei­dung für iFood. Das Sys­temhaus, das die Hei­deküche Ehlers schon seit Ede­ka-Zeit­en betreute, stellte einen Serv­er in der Cloud zur Ver­fü­gung, auf dem agma­da­ta die Soft­ware instal­lieren kon­nte. So starteten die 20 Mitar­beit­er in der Pro­duk­tion schon zu den Schu­lun­gen auf dem eige­nen Sys­tem mit der Arbeit.

Schnell gelernt und eingerichtet

Da noch aus­re­ichend Zeit bis zum geplanten Sys­tem­start im Früh­jahr war, wur­den die Schu­lun­gen für die einzel­nen Bausteine entspan­nt in acht Ein­heit­en über mehrere Wochen verteilt einge­plant. Zu den einzel­nen Ter­mi­nen schal­tete sich ein Sys­tem­ber­ater von agma­da­ta jew­eils per Videokon­ferenz zu. „So lern­ten die Mitar­beit­er das neue Sys­tem aus der Ferne ken­nen und kon­nten sich nach und nach mit allen Funk­tio­nen ver­traut machen“, berichtet Ehlers.

Zugle­ich nutzen sie diese Zeit für die Vor­bere­itun­gen, legten etwa die Kun­den und Liefer­an­ten an und erstell­ten Preis­lis­ten. „Zwar standen die Kun­den­be­treuer von agma­da­ta jed­erzeit bere­it, uns zu unter­stützen, aber dank der prax­is­na­hen Schu­lung mussten wir dieses Ange­bot kaum in Anspruch nehmen.“

So war alles gerüstet für den „go live“ zum Pro­duk­tivs­tart der Hei­deküche Ehlers. Anfang 2023 zog die Pro­duk­tion in einen großzügi­gen Neubau in unmit­tel­bar­er Nach­barschaft des bish­eri­gen Stan­dorts im Ede­ka-Markt Bisp­in­gen um. „Damit waren wir offiziell selb­st­ständig und mussten über die Lebens­mit­tel­pro­duk­tion hin­aus uns auch um viele admin­is­tra­tive und organ­isatorische Auf­gaben küm­mern, die bis­lang durch die Inte­gra­tion in den Ede­ka-Markt so nicht ange­fall­en waren.“

Die Software macht es möglich

Ab März wur­den mit der neuen Soft­ware also Warene­ingänge ver­bucht, Pro­duk­te ver­wogen, Liefer­scheine erstellt und Rech­nun­gen geschrieben. Von Anfang an wurde die Über­gabe der Buchungs­dat­en und kom­plet­ten Rech­nungs­doku­mente an Buch­hal­tung sowie Steuer­büro genutzt. Nach ein­er Anlauf­phase kam auch die Kom­mu­nika­tion mit ReSy4 für die Lebens­mit­teldekla­ra­tion wie geplant zum Ein­satz und die Ausze­ich­nungsetiket­ten wer­den direkt aus der Waren­wirtschaft her­aus gedruckt.

In den kom­menden Monat­en sollen nach und nach noch weit­ere Funk­tio­nen der bewährten Soft­ware einge­führt wer­den. Ehlers Faz­it ste­ht aber bere­its fest: „Durch die hohe Automa­tisierung der Abläufe hat iFood die Aus­grün­dung für uns über­haupt erst möglich gemacht. Statt mich mit den admin­is­tra­tiv­en und logis­tis­chen Her­aus­forderun­gen beschäfti­gen zu müssen, kann ich mich heute ganz darauf konzen­tri­eren, das Ware­nange­bot auszubauen und weit­ere Kun­den für die neu gegrün­dete Hei­deküche Ehlers zu gewin­nen.“