REFERENZ

Heideküche Ehlers

Heißer Imbiss und frische Salate für die ganze Heide

Neben den grund­le­gen­den Funk­tio­nen wie Waren­ein- und ‑aus­gang sowie Bestands­füh­rung, die bei zube­rei­te­ten Spei­sen schon nicht jedes in Fra­ge kom­men­de Sys­tem sau­ber lösen konn­te, soll­te auch die Pro­dukt­aus­zeich­nung über das neue Sys­tem gesteu­ert wer­den. Beim Aus­wie­gen der ange­mach­ten Sala­te etwa, die mor­gens frisch zube­rei­tet und abge­wo­gen wer­den, soll­te direkt die Zuord­nung zu dem Markt erfol­gen kön­nen, an den spä­ter aus­ge­lie­fert wird. Nur so wür­de die kor­rek­te Rech­nungs­stel­lung ohne Dop­pel­er­fas­sung gelin­gen kön­nen.

Ohne Vernetzung geht es nicht

„Als Basis dafür waren zuver­läs­si­ge Schnitt­stel­len zu den Wie­ge­sta­tio­nen und Aus­zeich­nungs­ge­rä­ten unab­ding­bar“, erin­nert sich Ehlers. „Des­halb haben wir uns auf die Emp­feh­lun­gen unse­res Waa­gen­lie­fe­ran­ten ver­las­sen und nur Sys­te­me von zer­ti­fi­zier­ten Bizer­ba-Soft­ware-Part­nern in die enge­re Aus­wahl genom­men.“ Auch bei Eti­ket­tier­dru­ckern war eine mög­lichst brei­te Unter­stüt­zung gefragt, um über die vor­han­de­nen Zebra-Gerä­te hin­aus für die Zukunft fle­xi­bel zu blei­ben.

Kom­ple­xer als bei den Hard­ware-Schnitt­stel­len wur­de es, die Ver­net­zungs­mög­lich­kei­ten mit der wei­te­ren ein­ge­setz­ten Soft­ware zu klä­ren. So soll­ten bei­spiels­wei­se die erstell­ten Rech­nun­gen direkt zur Ver­bu­chung an die Finanz­buch­hal­tung über­ge­ben wer­den und auch dem Steu­er­be­ra­ter jeder­zeit als digi­ta­le Kopie zur Ver­fü­gung ste­hen.

„Und schließ­lich war uns eine naht­lo­se Zusam­men­ar­beit mit ReSy4 beson­ders wich­tig“, erin­nert sich Ehlers. Die­se Soft­ware von guen­ter bor­chers rezep­tu­ren­ma­nage­ment gilt als füh­rend bei der rechts­si­che­ren Dekla­ra­ti­on, Nähr­wert­be­rech­nung und All­er­gen­kenn­zeich­nung von zube­rei­te­ten Lebens­mit­teln und war damit bereits gesetzt. „Nur der Ein­satz die­ser Exper­ten-Soft­ware konn­te uns garan­tie­ren, dass wir auch lebens­mit­tel­recht­lich immer auf der siche­ren Sei­te blei­ben.“

Einer für alle

Gera­de am Bei­spiel ReSy4 wur­de klar, wie umfas­send iFood von agma­da­ta die Ver­net­zungs­fra­gen gelöst hat­te. So kann für sämt­li­che in iFood hin­ter­leg­ten Rezep­tu­ren jeder­zeit per Schnitt­stel­le die auto­ma­ti­sche Dekla­ra­ti­on ange­sto­ßen wer­den. Zurück­ge­lie­fert wer­den dann die gege­be­nen­falls ange­pass­te Ver­kehrs­be­zeich­nung, das Zuta­ten­ver­zeich­nis gemäß Lebens­mit­tel­in­for­ma­ti­ons­ver­ord­nung (LMIV), also unter Her­vor­he­bung der All­er­ge­ne, mit men­gen­mä­ßi­ger Anga­be der wert­be­stim­men­den Zuta­ten (QUID-Anga­be) und wo nötig Fuß­no­ten mit den vor­ge­schrie­be­nen zusätz­li­chen Anga­ben für bestimm­te Zuta­ten, sowie die voll­stän­di­ge Nähr­wert­kenn­zeich­nung. Dar­über hin­aus stand für die pro­blem­lo­se Ver­bin­dung zum Steu­er­bü­ro eine DATEV-Schnitt­stel­le zur Ver­fü­gung und auch alle vor­han­de­nen Gerä­te waren unter­stützt.

„Ande­re Anbie­ter haben ver­sucht, uns Angst vor Schnitt­stel­len zu machen und woll­ten uns so zwin­gen, alles aus einer Hand zu kau­fen“, fasst Ehlers zusam­men. „agma­da­ta hin­ge­gen hat uns die freie Wahl gelas­sen und dabei unter­stützt, bereits vor­han­de­ne Kom­po­nen­ten zu inte­grie­ren und das ERP-Sys­tem um wei­te­re Lösun­gen zu ergän­zen, die wir ganz nach unse­ren Bedürf­nis­sen aus­wäh­len.“ Durch die Viel­zahl an unter­stütz­ten Aus­tausch­for­ma­ten blei­ben auch für die Zukunft alle Optio­nen offen – ob es nun bei­spiels­wei­se der Ein­satz eines Doku­men­ten­ma­nage­ments, eines CRM-Sys­tems oder der elek­tro­ni­sche Rech­nungs­aus­tausch mit Kun­den und Lie­fe­ran­ten sein soll.

Ent­spre­chend fiel im Som­mer 2022 die Ent­schei­dung für iFood. Das Sys­tem­haus, das die Hei­de­kü­che Ehlers schon seit Ede­ka-Zei­ten betreu­te, stell­te einen Ser­ver in der Cloud zur Ver­fü­gung, auf dem agma­da­ta die Soft­ware instal­lie­ren konn­te. So star­te­ten die 20 Mit­ar­bei­ter in der Pro­duk­ti­on schon zu den Schu­lun­gen auf dem eige­nen Sys­tem mit der Arbeit.

Schnell gelernt und eingerichtet

Da noch aus­rei­chend Zeit bis zum geplan­ten Sys­tem­start im Früh­jahr war, wur­den die Schu­lun­gen für die ein­zel­nen Bau­stei­ne ent­spannt in acht Ein­hei­ten über meh­re­re Wochen ver­teilt ein­ge­plant. Zu den ein­zel­nen Ter­mi­nen schal­te­te sich ein Sys­tem­be­ra­ter von agma­da­ta jeweils per Video­kon­fe­renz zu. „So lern­ten die Mit­ar­bei­ter das neue Sys­tem aus der Fer­ne ken­nen und konn­ten sich nach und nach mit allen Funk­tio­nen ver­traut machen“, berich­tet Ehlers.

Zugleich nut­zen sie die­se Zeit für die Vor­be­rei­tun­gen, leg­ten etwa die Kun­den und Lie­fe­ran­ten an und erstell­ten Preis­lis­ten. „Zwar stan­den die Kun­den­be­treu­er von agma­da­ta jeder­zeit bereit, uns zu unter­stüt­zen, aber dank der pra­xis­na­hen Schu­lung muss­ten wir die­ses Ange­bot kaum in Anspruch neh­men.“

So war alles gerüs­tet für den „go live“ zum Pro­duk­tiv­start der Hei­de­kü­che Ehlers. Anfang 2023 zog die Pro­duk­ti­on in einen groß­zü­gi­gen Neu­bau in unmit­tel­ba­rer Nach­bar­schaft des bis­he­ri­gen Stand­orts im Ede­ka-Markt Bis­pin­gen um. „Damit waren wir offi­zi­ell selbst­stän­dig und muss­ten über die Lebens­mit­tel­pro­duk­ti­on hin­aus uns auch um vie­le admi­nis­tra­ti­ve und orga­ni­sa­to­ri­sche Auf­ga­ben küm­mern, die bis­lang durch die Inte­gra­ti­on in den Ede­ka-Markt so nicht ange­fal­len waren.“

Die Software macht es möglich

Ab März wur­den mit der neu­en Soft­ware also Waren­ein­gän­ge ver­bucht, Pro­duk­te ver­wo­gen, Lie­fer­schei­ne erstellt und Rech­nun­gen geschrie­ben. Von Anfang an wur­de die Über­ga­be der Buchungs­da­ten und kom­plet­ten Rech­nungs­do­ku­men­te an Buch­hal­tung sowie Steu­er­bü­ro genutzt. Nach einer Anlauf­pha­se kam auch die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit ReSy4 für die Lebens­mit­tel­de­kla­ra­ti­on wie geplant zum Ein­satz und die Aus­zeich­nungs­eti­ket­ten wer­den direkt aus der Waren­wirt­schaft her­aus gedruckt.

In den kom­men­den Mona­ten sol­len nach und nach noch wei­te­re Funk­tio­nen der bewähr­ten Soft­ware ein­ge­führt wer­den. Ehlers Fazit steht aber bereits fest: „Durch die hohe Auto­ma­ti­sie­rung der Abläu­fe hat iFood die Aus­grün­dung für uns über­haupt erst mög­lich gemacht. Statt mich mit den admi­nis­tra­ti­ven und logis­ti­schen Her­aus­for­de­run­gen beschäf­ti­gen zu müs­sen, kann ich mich heu­te ganz dar­auf kon­zen­trie­ren, das Waren­an­ge­bot aus­zu­bau­en und wei­te­re Kun­den für die neu gegrün­de­te Hei­de­kü­che Ehlers zu gewin­nen.“